Avtalekort

Klikk på prikkmenyen for å kunne f.eks. redigere, kopiere (hvis tilgjengelig) eller slette.

Tips!
I visningsmodus vises det bare felt med innhold. For å se alle felt, må du åpne avtalekortet i redigeringsmodus.

Klikk for å ekspandere og sammentrekke alle seksjoner (unntatt mindre viktige seksjoner som f.eks. Logg og Roller).

Mal: Bare tilgjengelig hvis det finnes mer enn én mal.
Alle nye avtaler opprettes basert på en mal som du velger her. Malen kan bare opprettes og vedlikeholdes av HOC-administratorer. Se Systeminnstillinger.

Husk!
Det er også mulig å endre hvilken mal som er benyttet for eksisterende avtaler. Husk at ulike maler stiller krav til ulik informasjon. Ved bytte av mal vil systemet derfor spesifisere hvilken informasjon som eventuelt vil gå tapt dersom man endrer til den nye malen som foreslått.

Tittel: Fritekstfelt. Legg inn en beskrivende tittel, for eksempel "Husleie Tønsberg".

Avtalepartner: Velg avtalepartner fra nedtrekkslisten. Dersom en avtalepartner ikke finnes, velg "Legg til" for å opprette ny. Se egen beskrivelse for dette under Systeminnstillinger.

Type: Velg mellom "Kundeavtale", "Leverandøravtale" eller "Partner-/Rammeavtale". Endringer i valg her kan gjøres under Systeminnstillinger - Avtaler. Se også Innstillinger for avtaletyper.

Status: Velg "Aktiv" eller "Inaktiv" status fra nedtrekkslisten. Endringer i valg her kan gjøres under Systeminnstillinger - Avtaler - Status.

Ansvarlig ansatt: Velg ansvarlig ansatt for avtalen. Personen som velges her, vil også motta automatiske varslinger ved f.eks. avtaleutløp, oppsigelsesfrister og årlig revisjon av løpende avtaler. Husk at personen må være registrert under Personer.

Signert av: Registrer hvem som har signert avtalen. Personen som velges her kan f.eks. også bli valgt for automatiske varslinger og mer. Husk at personen må være registrert under Personer.

Kategori: Velg kategori fra nedtrekkslisten. Endringer i valg her kan gjøres under Systeminnstillinger - Avtaler - Kategorier.

Avdeling: Velg avdeling fra nedtrekkslisten.

Lokasjon: Mulighet for å registrere geografisk lokasjon.

Merkelapper: Du kan framheve avtalen visuelt med en spesifikk farge/tekst-kombinasjon. Eksisterende merkelapper finner du i listen. For å opprette en ny merkelapp, klikk på Legg til.

Notat: Bruk notatfeltet for å legge til viktig tilleggsinformasjon. Informasjonen er som standard også inkludert i hendelsestekster som sendes på e-post. For dynamisk informasjon (f.eks. spørsmål og svar), bruk heller kommentarfeltet.

Tips!
Notater kan også vises i oversiktslisten. Åpne kolonnevelgeren og huk av for Notater. All informasjon som registreres i notatfeltet kan senere søkes opp, ved å benytte fritekstsøket.

Startdato: Startdato for avtalen.

Oppsigelsestid: Velg antall måneders oppsigelsestid for avtalen. Etter at du har også tatt stilling til utløpsdato, vises den siste mulige oppsigelsesdagen i feltet Oppsigelsesfrist ved siden av.

Tips!
Hvis avtalen har en oppsigelsestid i dager, velger du den måneden som inkluderer disse dagene (f.eks. 1 måned for 15 dagers oppsigelsestid eller 2 måneder for 45 dagers oppsigelsestid). På denne måten sikrer du at systemet varsler deg i god tid før oppsigelsesdatoen.

Hvis du har en aktiv varsling på avtalen, kan du fullføre den her. Les mer under Varsling om viktige hendelser.

Du kan endre Valuta for betalingsplanene dersom avalen ikke er i systemvaluta. Alle betalingsplaner må ha samme valuta.

Velg Legg til betalingsplan for registrering av betalingsdetaljer. Det er mulig å opprette flere betalingsplaner for en avtale. Informasjonen i betalingsplanen danner grunnlag for rapporter. Hvordan du oppretter en betalingsplan er beskrevet under Betalingsplaner.

Vis detaljerte beregninger: Klikk på denne lenken for å åpne en sammendrag med alle beregninger i betalingsplanen. På fanen Oversikt vises det totale og gjenstående Forpliktelser eller Fordringer (avhengig av hva du har valgt i betalingsplanen), samtUtgående kontantstrøm /Inngående kontantstrøm. Listen er sortert på år. Klikk på + for å se tallene for de underliggende månedene.
Hvis du huker av for Vis nettotall, så utvides listen med Netto kontaktstrøm og Netto fordringer og forpliktelser. Netto betyr i denne sammenhengen: Summen av fordringer minus forpliktelser og tilsvarende for kontantstrøm.
Bytt til fane Kontantstrøm for å se utgående og inngående kontantstrøm per år, sortert etter betalingsplan.

Rediger/Vis: Klikk for å vise/redigere en betalingsplan. Bare i redigeringsmodus vises alle felt.

Kopier: Klikk på piltasten ved siden av Rediger for å lage en kopi av betalingsplanen. Den nye betalingsplanen åpnes i redigeringsmodus, og du kan endre feltene etter behov.

Her kan du laste opp filvedlegg knyttet til avtalen. Det er ingen begrensning på antall filvedlegg, og de mest brukte filformater er støttet. Filvedlegg kan du legge til ved å velge "Last opp fil" under de tre prikkene til høyre i bildet, eller med Drag & Drop.

Maksimal størrelse per fil er 100 MB. Du kan legge til flere filer med denne størrelsen.

Tips!
Klikk for flere muligheter. Du kan blant annet opprette mapper for å samle gamle avtaler eller vedlegg i en egen arkiv.

Mulighet for å knytte avtalen mot en eiendel, for eksempel en leasingbil og tilhørende bombrikke. Les mer under Hvordan knytte sammen eiendeler og/eller avtaler.

Mulighet for å knytte avtalen mot andre avtaler, for eksempel en rammeavtale og underliggende leasingavtaler. Les mer under Hvordan knytte sammen eiendeler og/eller avtaler.

Kommentarfeltet kan benyttes som en arbeidslogg, med informasjon om tidspunkt for kommentaren og hvem som har skrevet den. Kommentarene er synlige for alle som har tilgang til oppføringen. Det kan også gis tilgang til å skrive kommentarer i lesemodus.

Vises bare hvis du har tilleggsmodulen IFRS 16.

Tips!
Før registrerimg av IFRS 16-avtaler burde du se på videoene som er implementert i dette segmentet. Les også gjerne beskrivelsen her.

Huk av på Denne avtalen inneholder en leieavtale i henhold til IFRS 16 for at IFRS-feltene vises.

Klassifisering

Type leieavtale: Huk av om dette er en operasjonell eller en finansiell leieavtale. Husk at begge variantene er relevant for IFRS 16-rapportering.

Leietype

Operasjonell leieavtale: Dersom avtalene legges inn med igangsettelsesdato før overgangstidspunktet, vises de som "implementeringseffekt" i IFRS 16-rapporten og i notene.

Finansiell leieavtale: Finansielle leieavtaler balanseføres også etter tidligere regnskapsstandarder, og disse avtalene er derfor medregnet i IB på overgangstidspunktet dersom de legges inn med igangsettelsesdato før overgangstidpunktet.

Opsjoner

Les dette før du velger en opsjon!
Det finnes unntak for rapportering av IFRS 16-leieavtaler. Unntak skal opplyses om i notene, og derfor er det viktig at også avtaler med unntak registreres som IFRS 16-klassifiserte avtaler. Prinsipielt gjelder unntaket for kortsiktige leieavtaler og eiendeler med lav verdi. Men det finnes noen regler du må sette deg inn i. Disse kan endres, og vi anbefaler å sjekke myndighetenes anbefalinger når du registrerer avtalen. Les for eksempel anbefalingene fra Finanstilsynet som finnes på Finanstilsynets temasider.

• Bruk unntak for kortsiktige leieavtaler: Som leietaker kan du velge å unnlate å innregne IFRS 16-måling for leieavtaler av kortsiktig varighet. Dette gjelder (stand: 2021) leieavtaler med opptil 12 måneders varighet forutsatt de ikke inneholder en kjøpsopsjon. Valg av regnskapsprinsipp gjøres for den enkelte klasse av eiendeler, f.eks. utfra den underliggende eiendelskategorien. Huk av, dersom leieavtalen er kortsiktig.

• Bruk unntak for eiendeler med lav verdi: Som leietaker kan du velge å unnlate å innregne IFRS 16-måling for leieavtaler med lav eiendelsverdi. Husk at verdien til den nye eiendelen vurderes (stand: 2021). Eiendelen kan heller ikke være sterkt knyttet til eller avhengig av en annen eiendel, og kan ikke være gjenstand for fremleie. Huk av dersom leieavtalen har lav verdi.

Denne avtalen er en del av en fremleiestruktur: Huk av hvis avtalen omtaler en eiendel som inngår i en fremleiestruktur (altså enten som hovedleieavtale eller som fremleieavtale). For fremleieavtaler velger du så relatert hovedleieavtaler. Husk at du må først opprette hovedleieavtalen; så kan du opprette relaterte fremleieavtaler. Les mer her.

Leietaker vil rimelig sikkert overta eierskap: Huk av dersom du anser det som rimelig sikkert at du vil kjøpe eiendelen etter leieperioden eller overta den på andre måter. Les mer her.

Oppføre tidligere målt leieavtale: Denne opsjonen er for eksisterende leieavtaler med eksisterende målinger. I dette tilfelle skal både leieforpliktelsen og bruksrett hentes fra balansen. Bruk denne opsjonen når du migrerer til Complete Control fra andre IFRS-16-rapporteringssystemer. Knappen Legg til måling vises hvor du kan registrere inngående balanse (= utgående balanse i ditt gammelt system). Les mer her.

Leieperiode

Igangsettelsesdato: Fylles automatisk inn med startdato for avtalen.

Uoppsigelig periode: Beregnes automatisk fra Slutt på innledende periode for avtalen.

Forlengelsesperiode: Følger som standard de forlengelsesopsjoner hvor det er huket av for Utøv. Kan overstyres dersom vurderingen av forlengelser i henhold til IFRS 16-standarden avviker fra valgene du har gjort over.

Økonomisk levetid: Dersom det inngås en leieavtale hvor økonomisk levetid (avskrivningsperioden) er kortere enn leieperioden, kan du benytte dette feltet. Det samme gjelder dersom eiendelen skal overtas (husk å huke av på Leietaker vil rimelig sikkert overta eierskap), og eiendelen skal avskrives ut over den avtalte leieperioden. I alle andre tilfeller skal feltet stå tomt.

Leieperiode: Kalkuleres avhengig av Uoppsigelig periode + Forlengelsesopsjon.

Avskrivningstid: Samme som leieperiode, med mindre kravene til økonomisk levetid oppfylles. I dette tilfelle brukes verdien fra feltet Økonomisk levetid.

Slutt på leieperioden: Uoppsigelig periode + evt. forlengelsesopsjon.

Finansielle målinger

Regnskapsvaluta: Denne er predefinert avhengig av regnskapsinnstillingene for den gjeldende juridiske enheten.

Diskonteringsrente: Bruk den implisitte renten i leieavtalen. Hvis den ikke kan fastsettes, bruk din alternative lånerente.

Direkte anskaffelsesutgifter: Direkte anskaffelsesutgifter er utgifter selskapet ikke ville pådratt seg dersom leieavtalen ikke hadde blitt inngått.

Utgifter ved tilbakeføring: Utgifter leietaker er forpliktet til å dekke når eiendelen leveres tilbake til utleier. Avsetning for utgifter ved tilbakeføring føres som en separat forpliktelse i balansen.

Målinger

Legg til førstegangsmåling: Førstegangsmåling kan gjennomføres etter at du har registrert alle IFRS-16-relevante data - og etter at du i tillegg har registrert en betalingsplan og tatt stilling til feltet IFRS-16-klassifisering der. Complete Control kommer så til å beregne forpliktelser og bruksrett. Under Vis detaljerte beregninger kan du se og eksportere detaljene til Microsoft Excel. Les også Steg 4: Førstegangsmåling.

Legg til nedskrivning: Nedskrivning av avtaler er først mulig etter gjennomført førstegangsmåling. Nedskrivning vil si at eiendeler, goodwill eller anleggsmidler uforutsett taper sin verdi, og den bokførte verdien må derfor justeres ned. Les også Hvordan foreta nedskrivning.

Leg til revurdering: Revurdering skal i hovedsak brukes dersom det er endringer i leieavtalen etter igangsettelsesdato. Les også Hvordan håndtere revurderinger og modifiseringer.

Her finner du alle endringer som er gjort for denne oppføringen med dato, klokkeslett og ansvarlig. Dette inkluderer f. eks. også filer som har blitt lagt til eller fjernet og data som er endret.