Personkort

Klikk på prikkmenyen for å kunne f.eks. redigere, kopiere (hvis tilgjengelig) eller slette.

Tips!
I visningsmodus vises det bare felt med innhold. For å se alle felt, må du åpne avtalekortet i redigeringsmodus.

Klikk for å ekspandere og sammentrekke alle seksjoner (unntatt mindre viktige seksjoner som f.eks. Logg og Roller).

Mal: Velg om du vil opprette en ansatt eller en annen kontakt som f.eks. en kunde. Du kan også bytte mal senere; men husk at du dermed kan tape data siden feltene ikke er identiske.

Fornavn og Etternavn: Personens navn.

Profilbilde: Mulighet for å laste opp et profilbilde.

Status: Velg Aktiv eller Inaktiv status fra nedtrekkslisten. Denne kan redigeres under Systeminnstillinger - Personer - Statuser eller direkte her i listen via Legg til.

Husk!
Hvis en person slutter, er det viktig å gi vedkommende status Inaktiv. Da vises en liste over alle ansvarsområder til personen, med mulighet for å fordele ansvaret til en eller flere andre personer. Marker ønskede enheter, og velg Sett ny person for feltet Ansvarlig ansatt på valgte …. Dersom personen som slutter også har hatt systemtilgang, husk å fjerne denne før personoppføringen lagres ved å fjerne krysset under Aktiver brukerkonto.

Kategori: Velg forhåndsdefinert kategori fra nedtrekkslisten. Endringer i menyen kan gjøres under Innstillinger for personkategorier.

Avdeling: Velg avdeling fra nedtrekkslisten.

Lokasjon: Velg eventuelt lokasjon fra nedtrekkslisten.

Fødselsdato: Velg fra kalender eller bruk formatet [ddmmyyyy].

Notat: Bruk notatfeltet for å legge til viktig tilleggsinformasjon. Informasjonen er som standard også inkludert i hendelsestekster som sendes på e-post. For dynamisk informasjon (f.eks. spørsmål og svar), bruk heller kommentarfeltet.

Tips!
Notater kan også vises i oversiktslisten. Åpne kolonnevelgeren og huk av for Notater. All informasjon som registreres i notatfeltet kan senere søkes opp, ved å benytte fritekstsøket.

Hvis du har en aktiv varsling på personen, kan du fullføre den her. Les mer under Varsling om viktige hendelser.

Stilling: Stillingstittel eller rolle.

Overordnet ansatt: Tilknytt overordnet ansatt (nærmeste leder).

Ansettelsesdato: Velg fra kalender eller bruk formatet [ddmmyy].

Merkelapper: Du kan legge til en merkelapp.

Ansattnummer: Ansattnummer.

E-post: Personens e-postadresse. Når du velger Verifiser e-postadressen ved lagring etter at du har skrevet inn en ny e-postadresse, sendes det en link til brukeren. Når brukeren har verifisert e-postadressen,vises teksten Verifisert. Verfiseringen er spesielt viktig i forbindelse med tofaktorautentisering og glemt passord-funksjonalitet.

Telefon: Telefonnummer.

Mobiltelefon: Personens mobilnummer. Når du velger Verifiser mobilnummer ved lagring etter at du har skrevet inn en ny mobilnummer, sendes det en link til brukeren. Når brukeren har verifisertmobilnummere, vises teksten Verifisert. Verfiseringen er spesielt viktig i forbindelse med tofaktorautentisering og glemt passord-funksjonalitet.

Personens privatadresse.

Hvis den ansatte skal permitteres, legger du til Fra- og Til-dato samt permitteringsprosent. Dette er tilleggsfunksjonalitet som ikke inngår i standardløsningen.

Du kan legge til filer som er knyttet til den ansatte. Denne funksjonen brukes også for å sende ut filer til digital signering (tilleggsmodul). Les også Digital Signering.

Du kan registrere kompetanser og nøkkelkvalifikasjoner. Notatfeltet vises også i standardversjonen av Complete Control.

Denne seksjonen er tilgangsstyrt. Vanlige brukere kan bare se brukernavnet og -gruppe.

Som systemadministrator kan du gi brukere her adgang til systemet. Les mer her.

Aktiver brukerkonto: Åpner påfølgende felter som kreves for å opprette en bruker.

Brukernavn: Brukerens e-postadresse.

Brukergruppe: Rettighetene brukeren har. Les mer her.

Velkomst-e-post: Sender en e-post med lenke til Complete Control. Brukeren kan nå opprette et passord.
Velkomstmeldingen sendes på ditt brukerspråk. Hvis du vil at alle skal kunne lese meldingen, må du først bytte til engelsk i brukerinnstillingene.

Kommentarfeltet kan benyttes som en arbeidslogg, med informasjon om tidspunkt for kommentaren og hvem som har skrevet den. Kommentarene er synlige for alle som har tilgang til oppføringen. Lesere kan også gis tilgang til å skrive kommentarer.

Her finner du dokumentmaler som er tilgjengelig for denne personen. Dette kan f.eks være et permitteringsvarsel eller -bevis. Systemadministratoren kan lage flere maler i Systeminnstillingene for Personer under Innstillinger for dokumentmaler (personer). Dette er tilleggsfunskjonalitet. Din faste kontakt i House of Control AS forteller deg gjerne mer om denne utvidelsen..

Hvis du har registrert kompetanser, så kan du laste ned CVen til personen. Det finnes allerede en CV-mal i basen; men systemadministratoren kan opprette flere maler i Systeminnstillingene for Personer under Innstillinger for CV-maler. Dette er tilleggsfunskjonalitet knyttet mot tilleggsproduktet Kompetanse. Din faste kontakt i House of Control AS forteller deg gjerne mer om denne utvidelsen. Les mer om modulen under Kompetanse.

Her vises alle rollene personen har fått tildelt i basen, for eksempel ansvar for ansatte, avtaler eller eiendeler.

Tips!
I listevisningen for personer vises antall roller en person har under kolonneoverskriften Roller (nummer). Ved å klikke på tallet, vises denne rolleoversikten.

Her finner du innloggingshistorikken til denne brukeren. Det vises data om klokkeslett, maskinens IP-adresse og autentiseringsmetode.

Her finner du alle endringer som er gjort for denne oppføringen med dato, klokkeslett og ansvarlig. Dette inkluderer f. eks. også filer som har blitt lagt til eller fjernet og data som er endret.