Hvordan sette opp brukeradgang

1. Gå til Systeminnstillinger - Adgangskontroll.

2. Klikk på Legg til en ny gruppe.

3. Skriv inn et Navn på gruppen. Navnet skal være så selvforklarende som mulig.

4. Under Type velger du nå tilgangssettet den nye brukergruppen skal få.

5. Klikk på Lagre.

Brukergruppen legges til under tilgangsettet du har valgt i steg 4. Fortsett med å tilpasse brukergruppen. Les mer nedenfor.

Du kan tilpasse og finjustere alle brukergrupper unntatt systemadministratorer: Du kan gi tilgang til enkelte firmaer, avdelinger, felt og mer. Et eksempel finner du også nedenfor under Eksempel: Slik oppretter du en HR-brukergruppe med tilgang til et utvalg lokasjoner.

1. Åpne brukergruppen som skal tilpasses.

2. På fanen Generell kan du velge om brukerne i denne gruppen må logge inn via Single Sign-On (SSO) og hvilke Firmaer brukerne skal ha tilgang til. Begge funksjoner er relatert til tilleggsprodukter. Bekreft endringer med Lagre.

3. Velg nå på fanen Adgangskontroll tilgang til de forskjellige modulene i CC5: Hver av dem har sin egen tilgangsstyring, og det er derfor viktig at du går gjennom alle sidefanene. For detaljer om felt, se Brukeradgangskort.

   1. Under Funksjonalitet velger du om brukerne i gruppen skal kunne se, lese, oppdatere, opprette eller slette oppføringer. Når du fjerner alle rettigheter (også Lese), ser brukerne ingen oppføringer.

   2. Under Rettigheter per firma gir du tilgang til (det første) firmaet i bedriften din.

   1. Under Felter kan du gi tilgang til utvalgte felter, f.eks. Merkelapper og Filvedlegg for avtaler.

   2. Under Innhold kan du finjusterer tilgangen.

      • Alt innhold: Brukeren får tilgang til alle oppføringer.

      • Ingen innhold: Brukeren får ikke tilgang til oppføringer.
        Unntak! Når du har huket av for Egen profil under Funksjonalitet i sidefanen Personer, får brukerne uansett tilgang til sin egen brukerprofil.
        

      • Utvalgt innhold: Du kan finjustere tilgang.

        • Rettigheter for utvalg: Velg hva brukene skal kunne gjøre. Husk at du aldri kan gi mer rettigheter enn de som ble definert under Funksjonalitet.

        • Utvalgskriterier: Gir deg mulighet til å gi tilgang til visse avdelinger, lokasjoner eller kategorier.
          Eksempel: Velg Brukerrelasjon Disponeres av for å gi standardbrukere tilgang til eiendeler de bruker selv.

        • Dersom du har valgt en avdeling, lokasjon eller kategori kan du klikke på Utvalget gjelder og kontrollere hvilke oppføringer utvalget gjelder for.

   3. Har du en konsernstruktur? Da må du gjenta steg 2 for hvert firma i bedriften.

   4. Når du har definert tilganger for hver seksjon i sidemenyen, klikk på Lagre.

4. Du kan nå bytte til fanen Medlemmer og legge til brukere ved å klikke på Legg til brukere. Brukere du velger her, legges til med en gang. Dette gjelder også når du flytter brukere fra en annen brukergruppe.
   Tips! Via Kolonner kan du hente fram kolonnen Brukergruppe for å se om brukeren har allerede en tildelt brukergruppe.

Brukergruppen er nå tilpasset og brukere er blitt lagt til.

Du kan bare slette brukergrupper uten medlemmer.

1. Gå til Systeminnstillinger - Adgangskontroll og åpne brukergruppen du skal slette.

2. Har brukergruppen medlemmer? Bytt til fanen Medlemmer. Velg brukerne og klikk på Fjern. Brukerne blir nå fjernet, og du kan senere tildele en ny brukergruppe.
   Tips! For å unngå at brukere ikke har en tildelt brukergruppe, kan du også flytte brukere til en annen gruppe: Åpne den nye gruppen, bytt til fanen Medlemmer og klikk på Legg til brukere. Du kan nå flytte brukerne over fra den gamle til den nye brukergruppen.
   

3. Klikk på Slett og bekreft slettingen.

Gruppen er slettet.

I dette eksemplet skal du legge til en brukergruppe "HR Oslo". Medlemmene i brukergruppen skal kunne opprette nye personer på firmalokasjonen Oslo, men ikke på lokasjon Tønsberg. Sin egen brukerprofil skal de se; men de skal ikke kunne redigere den.

1. Opprett brukergruppe "HR Oslo" som beskrevet under Slik oppretter du en brukergruppe ovenfor.

2. Åpne gruppen og bytt til fanen Adgangskontroll.

3. Velg sidefanen Personer.

4. Under Funksjonalitet velger du Opprette ved siden av Personer. Så huker du av Lese ved siden av Egen profil.

5. Under Innhold huker du nå av for Utvalgt innhold. Det vises nå blokken Utvalg:

   1. Ved siden av Rettigheter for utvalg velg Opprette.

   2. Under Utvalgskriterier velg Lokasjon Oslo.

   3. Klikk på Lag nytt utvalg.

   4. Ved siden av Rettigheter for utvalg velg Lese.

   5. Under Utvalgskriterier velger du nå Lokasjon Tønsberg. Her får medlemmene bare leserettigheter.

6. Klikk på Lagre.

Medlemmer som legges til i gruppen, kan nå opprette nye personer for Oslo-kontoret. De har tilgang til personopplysninger fra andre lokasjoner, men uten redigeringsmuligheter. For å få tilgang til eiendeler, avtaler, dashboard og annet, må disse sidenfanene også tilpasses.