Hvordan følge med i signeringsprosessen

Du kan følge med i signeringsprosessen både på forespørsel- og mottakernivå. For begge er det blitt implementert statuser.

Husk!
Det er ekstra viktig å følge med dersom du bruker Signicat som provider og signeringsforespørselen har blitt sendt til flere personer. Hvis bare én mottaker ikke signerer innen fristen, må du kansellere hele forespørselen og sende den på nytt til samtlige mottakere. Dette har sitt opphav i juridiske årsaker.
Bruk gjerne påminnelsesfunksjonen for å unngå dette. Complete Control kan sende ut automatiske påminnelser i faste intervaller; og du som bruker kan også til enhver tid sende ut påminnelser til mottakere som ikke ennå har svart. Les mer under Hvordan sende ut påminnelser.

Oversiktslisten inneholder samtlige signaturforespørsler med status - både aktuelle og tidligere.

Ikoner og farger viser status/framgang på en signaturforespørsel:

  • Ventende: Forespørselen "venter" på signering. Noen mottakere kan allerede ha signert (dette ser du når du åpner signaturkortet), men ikke alle.

  • Avbrutt: Forespørselen er blitt avbrutt internt i ditt firma før den har blitt signert.

  • Fullført: Forespørselen er ferdig signert. En ny e-post med lenke til de ferdig signerte dokumentene er sendt til mottakerne slik at de kan laste disse ned.

  • Utløpt: Signeringsfristen er utløpt.

  • Avvist: Bare Egreement. Minst 1 mottaker har avvist signeringen. Dermed blir hele forespørselen ugyldig.

  • Det kan vises en varseltrekant i tillegg. Dette betyr at e-posten til minst én mottaker har blitt returnert. Du må korrigere e-postadressen. Se her.

Signaturkortet viser hvor mange og hvem som har signert:

  • Ventende: Mottakeren må fortsatt signere.

  • Slettet: Mottakeren er slettet fra forespørselen og kan ikke lenger signere. Når mottakerne klikker på lenken, får hen en feilmelding.

  • Fullført: Mottakeren har signert forespørselen.

  • Rød trekant: Den siste e-posten til denne mottakeren har kommet i retur.

  • Avvist: Mottakeren har avvist signeringen (bare Egreement). Dette betyr at hele signeringsprosessen er blitt kansellert.

Tips!
For ventende forespørsler kan du sende ut påminnelser slik at mottakere som ikke ennå har signert, får en e-postpåminnelse. Funksjonen kan du bruke i tillegg til automatiske påminnelser (dersom disse er slått på). Les mer under Hvordan sende ut påminnelser.

Du kan legge til en widget for Digital Signering på Dashboardet. Her kan du bytte mellom 2 lister: 

  • fullførte forespørsler

  • ikke fullførte forespørsler (alle andre statuser).

Den som har opprettet en forespørsel varsles under bjellen i toppmenyen når en signering er:

  • fullført (ferdig signert)

  • utløpt (mislykket)

  • avvist (mislykket) - bare Egreement)

Digital Signering-menyen samt status per forespørsel (se Status per forespørsel) finnes overalt der hvor det finnes filer som kan signeres:

  • På f.eks. person-, avtale-, eiendomskortet

  • Under Filer