Indbakke

Sti i CC5: Filer - Indbakke

Indbakken i Complete Control giver dig hurtig og direkte adgang til e-mails, der er sendt til din virksomheds mailkonto. Side menuen og klokken giver besked til personer, der er tilføjet som modtagere af mails under Generelle systemindstillinger, når der er nye indgående mails. Bemærk, at e-mailudbydere ofte har begrænsninger på filstørrelser for vedhæftede filer: Normalt er det mellem 10 og 15 MB. E-mails med større vedhæftede filer bliver ofte ikke videresendt.

Indbakken er kun til modtagelse af e-mails. Besvarelse og videresendelse understøttes ikke.

Bemærk!
Complete Control skal være hovedmodtageren. Hvis du sætter den i CC, vil e-mailen ikke blive leveret.

Filter

Du kan filtrere e-mails efter bestemte kriterier: Status (læst, ulæst og arkiveret), modtager, tildelt person, datoer og kategorier.

Tip!
Find en bestemt e-mail eller en vedhæftet fil ved at skrive fritekst i søgefeltet.

Status: Du kan filtrere efter status som læst, ulæst og arkiveret. Arkiverede e-mails er skjult som standard; du skal vælge dem i dette felt for at se dem. Du kan tildele statusser enten via e-mail-listen (massetildeling er mulig) eller i e-mailens hovedtekst.

Sendt af: Du kan filtrere efter e-mailens afsender ved at indtaste afsenderens navn (eller dele af det).

Tildelt: Viser e-mails, der er tildelt bestemte personer. Du kan tildele personer enten via e-mail-listen (massetildeling er mulig) eller i e-mailens hovedtekst.

Fra - Til: Viser e-mails, der er modtaget i løbet af en bestemt tidsperiode.

Kategori: Viser e-mails i en bestemt kategori. Du kan tildele kategorier i e-mailens hovedtekst.

E-mail-liste

Viser de e-mails, du har modtaget i din indbakke.

Du kan vælge og redigere en enkelt mail, eller du kan vælge flere og redigere alle valgte mails via -knappen nederst på listen.
Læs mere om de forskellige redigeringsmuligheder under E-mailVia -menuen i e-mailens header har du adgang til disse funktioner:Tildel: Tildeler mailen til en bestemt ansvarlig for yderligere handlinger. Du kan også tildele en ansvarlig ved at klikke på i e-mailens overskrift ud for "Ingen".Sæt til: Du kan tildele en status til e-mailen. Dette påvirker også filterindstillingerne til venstre, da færdige e-mails normalt fjernes fra visningenSlet: Sletter e-mailen og dens vedhæftede filer.Du kanogså tildele en kategori ved at klikke på (under e-mail-datoen).Nederst i e-mailen kan du hurtigt tjekke/indstille e-mailens status: Læst, ulæst eller endda arkiveret. Bemærk, at arkiverede e-mails kun vises, hvis du vælger det i filteret. .

Tip!
Find en e-mail eller en vedhæftet fil ved at skrive fritekst i søgefeltet.

E-mail

Via -menuen i e-mailens header har du adgang til disse funktioner:

  • Tildel: Tildeler mailen til en bestemt ansvarlig for yderligere handlinger. Du kan også tildele en ansvarlig ved at klikke på i e-mailens overskrift ud for "Ingen".

  • Sæt til: Du kan tildele en status til e-mailen. Dette påvirker også filterindstillingerne til venstre, da færdige e-mails normalt fjernes fra visningen

  • Slet: Sletter e-mailen og dens vedhæftede filer.

Du kanogså tildele en kategori ved at klikke på (under e-mail-datoen).

Nederst i e-mailen kan du hurtigt tjekke/indstille e-mailens status: Læst, ulæst eller endda arkiveret. Bemærk, at arkiverede e-mails kun vises, hvis du vælger det i filteret.

Vedhæftede filer

Hvis en e-mail har en vedhæftet fil, kan du allerede se den på listen over e-mails (venstre side).

Hvis du f.eks. vil oprette en aftale i Complete Control direkte fra den vedhæftede fil, skal du klikke på den vedhæftede fil i e-mailen (højre rude):

  • Opret en aftale: Kun muligt for PDF'er. Opretter en aftale og tilføjer den vedhæftede fil til aftalen. Læs mere her.

  • Flyt fil: Flytter filen til et sted i Filudforskeren. Dermed kan du også gemme filen på et aftalekort: Find mappen til aftalen, og gem PDF'en i undermappen Filvedhæftninger.

  • Download: Gemmer filen på din maskine.

  • Slet fil: Sletter filen fra Complete Control.

Opsætning og indstillinger

Indstillingerne nedenfor skal foretages af en systemadministrator eller en administrator med tilsvarende rettigheder.

Opsætning af e-mailadresser og notifikationer

Det er en forudsætning, at e-mailkontoen er konfigureret under Systemindstillinger - Generelt. Du kan også bestemme, hvem der skal have besked om indgående post, og du kan definere, hvilke e-mails der er tilladt. Hvis din virksomhed har flere firmaer eller e-mail-kategorier, kan alt dette også sættes op for hvert firma/hver kategori.

Læs mere under Generelle systemindstillinger.

Adgangskontrol

Hvis en brugergruppe skal have adgang til en indbakke, skal du give den adgang via Systemindstillinger - Adgangskontrol (klik på Rediger ved siden af gruppenavnet):

Filer - Indbakke: Giver adgang til e-mails, der er blevet sendt til hovedindbakken. Hvis brugergruppen også har adgang til Systemindstillinger - Generelt, får den også adgang til opsætningen af hovedindbakken.

  • Læse: Læseadgang; ingen redigering tilladt.

  • Opdatere: Opdatere status, ændre modtagere osv.

  • Slet: Giver mulighed for at slette e-mails

  • Oprette har ikke funktion.

Filer - Firmaindbakke: Giver adgang til e-mails, der er sendt til datterselskaber, som brugeren har adgang til. Hvis brugergruppen også har adgang til Systemindstillinger - Generelt, gives der også adgang til opsætning af e-mails for datterselskaber.

System - Indbakkekategorier: Giver adgang til at oprette kategorier for e-mails og til kategorier i indbakken.

Læs også Sådan konfigureres brugeradgang.