Sådan konfigureres brugeradgang

1. Gå til Systemindstillinger - Adgangskontrol.

2. Klik på + Tilføj en ny gruppe.

3. Tilføj navn på gruppe. Navnet skal være så selvforklarende som muligt.

4. Under Vælg type vælger du nu det adgangssæt, som brugergruppen skal være baseret på.

5. Klik på Gem.

Brugergruppen føjes til det adgangssæt, du valgte under trin 4. Fortsæt med at justere brugergruppen. Læs mere nedenfor.

Du kan justere og finjustere alle brugergrupper undtagen dem under systemadministrator: Giv adgang til specifikke virksomheder, afdelinger, felter og meget mere. Læs også eksemplet under Eksempel: Tilføj standardbrugere med adgang til egen brugerprofil, benyttet it-udstyr og aftaler, som de er ansvarlige for.

1. Åbn den brugergruppe, der skal redigeres.

2. På fanen Generelt kan du vælge, om brugerne i denne gruppe skal logge ind via SSO, og hvilke virksomheder brugerne skal have adgang til. Begge funktioner er relateret til ekstra produkter. Bekræft eventuelle justeringer med Gem.

3. På fanen Adgangskontrol giver du nu brugerne adgang til de forskellige moduler i CC5: Hvert modul har sin egen adgangsopsætning, og det er derfor vigtigt, at du markerer hver enkelt sidefane. For nærmere oplysninger om de relaterede felter, se Brugeradgangskort).

   1. Under Funktionalitet kan du definere, om brugerne i denne gruppe skal kunne læse, opdatere, oprette eller slette poster. Ved at fjerne alle rettigheder (herunder læse) kan brugeren ikke se noget.

   2. Under Rettigheder pr. firma giver du adgang til din virksomheds (første) virksomhed.

   1. Under Felter kan du give adgang til specifikke oplysninger, f.eks. etiketter eller filvedhæftning til aftaler.

   2. Under Indhold kan du finjustere adgangen til personer, aktiver og aftaler.

      • Alt indhold: Brugeren kan se alle poster.

      • Intet indhold: Brugeren kan ikke se nogen post.
        Undtagelse! Hvis du har valgt Egen profil under Funktionalitetunder Personer, får brugerne adgang til deres egen brugerprofil.
        

      • Udvalgt indhold: Giver dig mulighed for at finjustere adgangen.

        • Rettigheder for udvalg: Vælg, hvad brugerne skal kunne gøre. Bemærk, at du aldrig kan give højere rettigheder end dem, der er defineret under Funktionalitet.

        • Valgkriterier: Giver dig mulighed for at give adgang til f.eks. kun at få adgang til posteringer for en bestemt afdeling, lokalitet eller kategori.
          Eksempel: Vælg Brugerrelation Ansvarlig medarbejder for at give brugere adgang til aktiver, som de er ansvarlige for.

        • Hvis du har valgt en afdeling, et sted eller en kategori, kan du klikke på Valg gælder for og kontrollere, hvilke poster der passer til valget.

   3. Har du en koncernstruktur? I så fald gentages trin 2 for hver virksomhed.

   4. Klik på Gem, når du har konfigureret adgang for hver sidefane.

4. Du kan nu skifte til fanen Medlemmer og Tilføj brugere. Brugere tilføjes med det samme. Dette omfatter brugere, der allerede har en brugergruppe.
   Tip! Sorter efter kolonnen Brugergruppe for kun at få personer uden bruger.

Brugergruppen er nu blevet justeret. Brugere er blevet tilføjet.

Du kan kun slette brugergrupper uden medlemmer.

1. Gå til Systemindstillinger - Adgangskontrol, og åbn den brugergruppe, du vil slette.

2. Har brugergruppen medlemmer? Skift til fanen Medlemmer. Vælg medlemmerne, og klik på Fjern. Brugeren vil nu være uden brugergruppe, og du skal tildele en ny brugergruppe senere.
   Tip! For at undgå, at brugere ikke har en tildelt gruppe, kan du også flytte brugere til en ny gruppe: Åbn den nye brugergruppe, som medlemmerne skal tilhøre, skift til fanen Medlemmer og klik på Tilføj brugere. Du kan nu flytte medlemmerne til denne nye gruppe.

3. Du kan nu slette den tomme gruppe.

Gruppen slettes.

I dette eksempel skal du tilføje en brugergruppe "Standardmedarbejder". Brugere i denne gruppe skal kunne opdatere deres egen brugerprofil uden adgang til andre personers poster. De skal også kunne se det IT-udstyr, de anvender, og de aftaler, de er ansvarlige for eller har underskrevet.

1. Opret en brugergruppe "Standardmedarbejder" under adgangssættet Standard som beskrevet under Sådan opretter du en brugergruppe ovenfor.

2. Åbn gruppen og gå til fanen Adgangskontrol.

3. Vælg sidefanen Personer.

   1. Under Funktionalitet skal du vælge Opdater ud for Personer og Egen profil.
      Tip: Nederste Læse-rettighed afkrydses automatisk.

   2. Under Indhold skal du vælge Intet indhold. Det betyder, at der ikke vises andre personer.

4. Skift til sidefanen Aktiv.

   1. Under Funktionalitet skal du afkrydse Læs. Du ønsker ikke, at medarbejderne også skal foretage ændringer. De skal kun se, hvilket udstyr de bruger.

   2. Under Indhold skal du vælge Udvalgt indhold.

   3. Vælg Brugerrelation Disponeres af. Alle brugere i alle afdelinger og på alle lokationer vil nu se deres eget anvendte udstyr.

   4. Under Kategori skal du vælge posten IT-udstyr (eller lignende, hvis du har. Kategorierne er individuelle for din virksomhed). Dette vil begrænse listen over aktiver til kun at omfatte disse poster.

5. Skift til sidefanen Aftaler.

   1. Under Funktionalitet skal du vælge Opdater ud for Aftaler.

   2. Under Indhold skal du vælge Udvalgt indhold.

   3. Vælg Brugerrelation Ansvarlig medarbejder. Dette giver brugeren adgang til de aftaler, som vedkommende er ansvarlig for, og vedkommende kan redigere disse aftaler.

6. Klik på Gem.

Alle medlemmer, som du føjer til denne gruppe nu, vil få de adgangsrettigheder, der er beskrevet ovenfor. Hvis du vil have øget adgang til f.eks. filer eller dashboardet, skal du også justere disse sidefaner.