Så här konfigurerar du användaråtkomst

1. Gå till Systeminställningar - Åtkomstkontroll.

2. Klicka på + Lägg till en ny grupp.

3. Lägg till ett Namn på gruppen. Namnet ska vara så självförklarande som möjligt.

4. Under Välj typ väljer du nu den åtkomstuppsättning som användargruppen ska baseras på.

5. Klicka på Spara.

Användargruppen läggs till i den åtkomstuppsättning som du valde i steg 4. Fortsätt med att justera användargruppen. Läs mer nedan.

Du kan justera och finjustera alla användargrupper utom de som är under systemadministratör: Ge tillgång till specifika företag, avdelningar, fält med mera. Läs också exemplet på Exempel: Lägg till standardanvändare med tillgång till sin egen användarprofil, använd IT-utrustning och avtal som de är ansvariga för.

1. Öppna den användargrupp som ska redigeras.

2. På fliken Allmänt kan du välja om användarna i den här gruppen måste logga in via SSO och vilka företag användarna ska ha tillgång till. Båda funktionerna är relaterade till ytterligare produkter. Bekräfta eventuella justeringar med Spara.

3. På fliken Åtkomstkontroll ger du användarna tillgång till de olika modulerna i CC5: Varje modul har sin egen åtkomstinställning och det är därför viktigt att du kontrollerar varje sidoflik. För mer information om de relaterade fälten, se Användaråtkomstkort).

   1. Under Funktionalitet kan du ange om användarna i gruppen ska kunna läsa, uppdatera, skapa eller radera poster. Genom att ta bort alla rättigheter (inklusive Läsa) kan användaren inte se något.

   2. Under Rättighet per bolag ger du åtkomst till ditt bolags (första) bolag.

   1. Under Fält kan du ge tillgång till specifik information, t.ex. Etiketter eller Bifogade filer för avtal.

   2. Under Innehåll kan du finjustera tillgången till personer, tillgångar och avtal.

      • Allt innehåll: Användaren kan se alla poster.

      • Inget innehåll: Användaren kan inte se någon post.
        Undantag! Om du har valt Egen profil under Funktionalitet på Personerna får användarna tillgång till sin egen användarprofil.
        

      • Urvalt innehåll: Gör det möjligt att finjustera tillgången.

        • Rättigheter för urval: Välj vad användarna ska kunna göra. Observera att du aldrig kan ge högre rättigheter än vad som definieras under Funktionalitet.

        • Urvalskriterier: Du kan ge tillgång till t.ex. endast poster för en viss avdelning, plats eller kategori.
          Exempel: Välj Användarrelation Ansvarig anställd för att ge användare tillgång till tillgångar som de är ansvariga för.

        • Om du har valt en avdelning, plats eller kategori klickar du på Urval gäller för och kontrollerar vilka poster som matchar urvalet.

   3. Har ni en företagsgruppsstruktur? I så fall upprepar du steg 2 för varje företag.

   4. När du har ställt in åtkomst för varje sidoflik klickar du på Spara.

4. Du kan nu byta till fliken Medlemmar och Lägg till användare. Användare läggs till omedelbart. Detta inkluderar användare som redan har en användargrupp.
   Tips! Sortera efter kolumnen Användargrupp för att endast få fram personer utan användare.

Användargruppen har nu justerats. Användare har lagts till.

Du kan bara radera användargrupper utan medlemmar.

1. Gå till Systeminställningar - Åtkomstkontroll och öppna den användargrupp som du vill radera.

2. Har användargruppen medlemmar? Byt till fliken Medlemmar. Välj medlemmarna och klicka på Ta bort. Användaren kommer nu att vara utan användargrupp och du måste tilldela honom eller henne en ny användargrupp senare.
   Tips! För att undvika att användare inte har någon tilldelad grupp kan du också flytta användare till en ny grupp: Öppna den nya användargruppen som medlemmarna ska tillhöra, byt till fliken Medlemmar och klicka på Lägg till användare. Du kan nu flytta medlemmarna till den nya gruppen.

3. Du kan nu Radera den tomma gruppen.

Gruppen raderas.

I det här exemplet ska du lägga till en användargrupp "Standard anställd". Användare i denna grupp ska kunna uppdatera sin egen användarprofil utan tillgång till andra personers poster. De ska också kunna se vilken IT-utrustning de använder och vilka avtal de ansvarar för eller har undertecknat.

1. Skapa en användargrupp "Standard anställd" under åtkomstuppsättningen Standard enligt beskrivningen under Så här skapar du en ny användargrupp ovan.

2. Öppna gruppen för att byta till fliken Åtkomstkontroll.

3. Välj sidofliken Personer.

   1. Under Funktionalitet väljer du Uppdatera bredvid Personer och Egen profil.
      Tips: Nedre Läs till höger markeras automatiskt.

   2. Under Innehåll väljer du Inget innehåll. Detta innebär att inga andra personer visas.

4. Byt till fliken Tillgångar.

   1. Under Funktionalitet markerar du Läs. Du vill inte att de anställda också ska göra ändringar. De vill bara se vilken utrustning de använder.

   2. Välj Utvalt innehåll under Innehåll.

   3. Välj Användarrelation Nyttjas av. Alla användare på alla avdelningar och platser kan nu se sin egen använda utrustning.

   4. Under Kategori väljer du posten IT-utrustning (eller liknande om du har det; kategorierna är individuella för ditt företag). Detta begränsar listan över tillgångar till endast dessa poster.

5. Byt till fliken Avtalssidan.

   1. Under Funktionalitet väljer du Uppdatera bredvid Avtal.

   2. Välj Utvalt innehåll under Innehåll.

   3. Välj Användarrelation Ansvarig anställd. Detta ger användaren tillgång till de avtal som han/hon är ansvarig för, och han/hon kan redigera dessa avtal.

6. Klicka på Spara.

Alla Medlemmar som du nu lägger till i den här gruppen kommer att ha de åtkomsträttigheter som beskrivs ovan. Om du vill ha mer åtkomst till t.ex. filer eller instrumentpanelen måste du också justera dessa sidoflikar.