Generelle systeminnstillinger

Valgt tidssone påvirker blant annet tidspunkt for utsendelse av varsler og tidspunkter som vises i en endringslogg. For å velge en annen tidssone, klikk på nedtrekkslisten og søk etter verdensdel/by.

Dersom standard land endres, påvirker dette standard innhold i feltet Land ved registrering av for eksempel avdelinger, lokasjoner, personer og retningsnummer. Feltet kan endres manuelt per oppføring som opprettes i basen.

Vanligvis vises det her gjeldende valuta i ditt land. Alle priser blir da vist i din valuta. Det er også mulig å velge en standard valuta. Da vil f.eks. betalingsplaner som standard vises i den valgte valutaen.

Du kan nå laste opp en intern, firmaspesifikk bruksanvisning hvor de ansatte får veiledning som er skreddersydd for bedriften. Bruksanvisningen er tilgjengelig for alle brukere på Dashbord.

Det kan opprettes en velkomstmelding som vil være synlig for alle systembrukere og -lesere ved innlogging. Når innstillingene er lagret vil teksten vises øverst på dashboardet. Dette feltet kan for eksempel brukes til å informere ansatte om nyheter, endringer eller struktur- og ansvarsfordeling i Complete Control.

Tips!
Du kan legge inn lenker og e-postadresser. Bare skriv inn teksten på vanlig måte: Systemet gjenkjenner strukturen automatisk (f.eks. user@mycompany.com og www.mycompany.com) og åpner så e-posten med forhåndsutfylt mottaker eller nettsiden i en ny fane. For å åpne nettsiden i samme fane, bruk vanlig html-koding (f.eks. <a href=https://www.mycompany.com> click here</a>).

Det kan skrives kommentarer under avtaler, eiendeler og personer. Dersom boksen Tillat å skrive kommentar i lese-modus er merket av, må man ikke klikke på Rediger først. Dette betyr derimot at også en bruker med lesetilgang kan legge til kommentarer.
Les mer om tilganger under Adgangskontroll.

Når Aktiv status søkefilter som standard er huket av, vil personer, eiendeler og avtaler med status Aktiv vises som standard i oversiktslistene. Dette er en enkel forhåndsfiltrering: Brukeren kan fortsatt få opp inaktive oppføringer - men dette må brukeren velge manuelt hver gang.

Hvis hierarchier/lister ikke skal vises utvidet som standard, men lukket, velg Lukk alle hierarkier i alle nedtrekksmenyer, systemregistere, avdelinger og lokasjoner som standard.

En innloggingsøkt vil utløpe etter én times inaktivitet (anbefalt). Dette intervallet kan justeres.

Standardinnstilling for systemet er at personer med status Inaktiv (for eksempel ansatte som har sluttet eller er i permisjon) ikke kan logge inn i basen. Dette kan overstyres ved å huke av Tillatt inaktive personer å logge inn, slik at også inaktive personer likevel kan logge inn.

Hvis PDF-filer skal forhåndsvises som et bildeikon som gir deg en idé av innholdet, huk av Forhåndsvis PDF-filer i bildeformat.

Her kan du tilpasse hvilket datoformat som skal brukes i basen (f.eks. den nasjonale standarden dd.mm.åååå eller åååå-mm-dd som også er anbefalt i flere ISO-standarder for internasjonal kommunikasjon). Tid kan enten vises med eller uten sekunder. Vær oppmerksom på at formatendring her vil påvirke hele basen, alle brukere og alle språk.

Velg desimalskilletegn og tusenskilletegn for basen.

Standard innstilling for eiendeler er lineær, månedlig avskrivning med avskrivningsstart i måneden for anskaffelse. Du kan endre disse innstillingene til årlig avskrivning, og dette vil påvirke alle registrerte eiendeler med avskrivning.

Når du velger månedlig avskrivning, åpnes det flere valg hvor du kan bestemme startdatoen for avskrivning: anskaffelsesmåneden eller måneden etter anskaffelsen.

Ved årlig avskrivning settes startdatoen automatisk til slutten av hvert år.

Tips!
Du kan endre avskrivningsmetode per eiendelskategori og dermed f.eks. definere at kopimaskiner bruker saldoavskrivning istedenfor lineær avskrivning. Det er også mulig å definere flere detaljer for både saldo- og lineær avskrivning. Les mer under Innstillinger for eiendelskategorier.

Beregning for løpende avtaler: For løpende avtaler oppretter systemet automatiske beregner. Standardinnstillingen, som kan endres her, er 5 år frem i tid. Dette betyr at systemet setter Siste forfallsdato på betalingsplaner automatisk til 5 år etter Første forfallsdato. Disse beregningene vises også i rapportene.

Start av regnskapsåret: Standardinnstillingen er at regnskapsåret starter i januar.

Disse innstillingene kan endres, og vil medføre endringer i rapportene.

Tips!
Det anbefales på generelt grunnlag å ikke velge for kort tidsintervall for beregning av løpende avtaler, fordi det i noen tilfeller med lengre rapportintervall kan se ut som at en løpende avtale er avsluttet i løpet av valgt periode, uten at det er tilfellet. En løsning for bedre oversikt over løpende avtaler i rapportene kan, i tillegg til ovennevnte, være å velge felter for Utløpsdato og Er løpende i rapportbildet.
Se ogsåAvtalerapporter.

Denne beskrivelsen omtaler tilleggsfunksjonalitet. Snakk med din faste kontaktperson i House of Control hvis du ikke finner funksjonaliteten i din løsning og du vil vite mer om den.

Innstillingene for digital signatur tillater deg å forhåndsbestemme tidslinjer og annet som vises på signaturkortet. Innstillingen kan overskrives for hver enkel signaturforesørsel.

Aktiver utsending av automatiske påminnelser og Intervall for påminnelse: Velg om og når automatiske påminnelser skal sendes ut til mottakere som ikke har signert forespørselen ennå.

Utløper etter: Velg når en standard signeringsforespørsel utløper.

Lenke utløper etter: Når mottakerne har signert dokumentet, får de en link med PAdES-filen for nedlasting. Denne linken er bare aktiv i en viss periode. Standard gyldighet velger du her, men den kan overskrives for hver enkel signaturforespørsel.

 

Her kan du sette opp innstillinger for inngående e-poster som sendes til din Complete Control e-postkonto.

Husk!
Complete Control må være hovedmottaker. Står Complete Control i CC-feltet, vil e-posten ikke bli levert.

E-postadresse for innkommende e-poster: Her kan du sette opp en fast e-postadresse for inngående e-post.  Vanligvis er e-postadressen sammensatt av firmanavnet og @app.houseofcontrol.no. Med Konsernstruktur vises e-postene med denne e-postadressen bare under «Global» (og er ikke synlige for de underliggende firmaene). For å definere individuelle e-poster per firma, se Individuelle innstillinger per firma for inngående post.

Følgende innkommende e-poster er tillatt: Du kan enten tillate mottak av alle e-poster, bare e-poster fra visse domenenavn (husk å separere flere domenenavn med komma, f.eks.: houseofcontrol.com, visma.com) eller fra personer som er registrert i Complete Control.

Ved mottak, send automatisk svar til innsender: Her kan du definere om det skal sendes ut automatiske mottaksbekreftelser ved mottak av innkommende e-poster i Complete Control.

Ved mottak, varsle følgende personer: Her kan du legge til personer som varsles ved innkommende e-poster. Varslingen vises under bjella og det sendes ut en e-post hvis bjellevarslingen ikke er sett.

Individuelle innstillinger per firma for inngående post: Dersom du har tilleggsmodulen Konsernstruktur, kan det settes opp én innboks per underfirma. E-poster som sendes dit, vil bare vises for dette underfirmaet.

Åpenhetsloven, Undersøkelse og Avtale: Dette er kategorier fra innboksen. For disse kan du opprette egne e-postadresser og mottakere som blir varslet via bjellen når det er kommet inn en ny e-post.