Utforsker

Rotkatalogen er en systemkatalog som ikke kan redigeres. Den inneholder vanligvis en katalog per firma i din database med alle relaterte avtaler, eiendeler og personer inkludert filvedlegg. I firmakatalogen kan du bla deg ned til avtaler, personer og eiendeler på firmaet - samt tilhørende filer. Dessuten finnes det systemkataloger for lokasjoner, partnere og mer.

Husk!
Katalogstrukturen reflekterer dine adgangsrettigheter og organisasjonen av databasen. Ikke gjør endringer til mappestrukturen. Og ikke legg til filer til avtaler, personer osv. Gjør dette direkte på kortet under Filvedlegg.

-menyen finnes øverst på listen og ved siden av hver enkelte katalog. Her kan du f.eks. laste ned katalogen med tilhørende filer. Redigeringsmuligheter kan være forskjellige, avhenig av hvor du er. Men husk at du ikke skal f.eks. endre navn uten å ha snakket med din kontaktperson i House of Control AS først.

Disse to katalogene kan brukes fritt: Du kan endre navn, flytte mapper, slette og opprette mapper og laste opp og mer.

• Delte filer kan benyttes som et felles dokument- og fildelingsområde for lagring av dokumenter som ikke nødvendigvis er tilknyttet en avtale, eiendel eller person i løsningen. Mappestrukturen kan f.eks. settes opp slik at den gjenspeiler et delt område på en server i bedriften.

• Mine filer gir alle systembrukere med tilgang til filer også et eget, "privat" område. Strukturen og innholdet i denne mappen vil ikke være synlig for andre brukere eller systemadministratorer.

Katalogene for personer, eiendeler og avtaler i basen inneholder filene som er blitt lagt til som vedlegg på avtalekortet. Du finner også filene som kommer inn via e-post eller som er blitt lastet opp manuelt til f.eks. katalogen Delte filer.

Husk!
Ikke bruk Filutforskeren for å legge til filer til avtaler, personer osv. Gjør dette direkte på kortet under Filvedlegg.

Du har blant annet følgende redigeringsmuligheter:

• Last opp fil: Bruk -menyen øverst i vinduet for å laste opp en fil til den åpne katalogen.

• Gi nytt navn:  Klikk på menyen ved siden av filen du ønsker å endre og velg Gi nytt navn for å endre filnavnet.

• Opprett avtale:  Du kan enkelt opprette en avtale ved å klikke -menyen ved siden av filen og velge Opprett avtale. Avtalekortet åpnes sammen med PDF-filen. En maskinlæringstjeneste finner relevant tekst i PDF-filen og oppretter så forslag for feltene på avtalekortet. Dette kan f.eks. være forslag for tittel, dato, avtaletype, kategori mm.

• Signer fil: Du kan opprette og følge signaturforespørsler for PDF-filer. Ikonet ved siden av PDFen viser signeringsstatus for alle forespørsler. Og for å se et signert dokument, hold musepekeren over symbolet. Klikk nå på tittelen til forespørselen. Dette åpner detaljkortet med dokumentet (når forespørselen er fullført med signatur) og all relevant informasjon. For å opprette en ny forespørsel, klikk på -menyen ved siden av filen og velg Signer fil.
  Denne funksjonaliteten er bare tilgjengelig hvis du har tilleggsmodulen Digital Signering. Les mer under Digital Signering