Så här importerar du avtal och betalningsplaner

Du kan bulkimportera avtal och betalningsplaner från Microsoft Excel.

  1. Först exporterar du mallen via Avtal - Export. Läs Steg 1: Exportera mallen.

  2. Anpassa sedan den exporterade mallen efter dina behov. Men observera begränsningarna! Läs Steg 2: Anpassa mallen efter dina behov.

  3. Slutligen importerar du importfilen med hjälp av en guide. Om systemet hittar fel visas felen och du kan rätta till dem. Läs Så här importerar du.

Tips!
Titta på videon för en demo av processen. Observera att du nu startar importguiden direkt genom att klicka på Avtal - Importera (videon säger något annat).

  1. Börja med att exportera några avtal från Complete Control (via Avtal - Export).

  2. Tips!
    Om du har flera ”bolag” väljer du också rätt databas i huvudmenyn.
    Om du bara vill exportera valda poster, utför först en sökning för att hitta det innehåll du vill hämta. Eller välj avtal manuellt genom att markera deras kryssruta och sedan klicka på Visa endast valda.
    Har du flera avtalsmallar i databasen? Välj avtal som har samma mall som de avtal du vill importera. För att få en bättre översikt kan du lägga till kolumnen Mall (från - Justera kolumner).

  3. Välj Exportera i menyn till vänster.

Mallen med de valda avtalen exporteras med alla fält och den erforderliga strukturen.

  1. Öppna den exporterade filen från Steg 1 (du hittar den i din nedladdningsmapp). Du kommer att använda den här filen som en "mall": Den innehåller alla fält och den struktur som krävs.

  2. Ge den ett nytt namn och börja med justeringarna.

    Observera!
    Ändra inte strukturen (lägg inte till nya kolumner, ändra kolumnrubriker eller ta bort kolumner). Lägg bara till nytt innehåll i fälten - och importera sedan samma fil igen.

  3. Justera fälten:

    1. Röda fält är obligatoriska fält. Detta innebär att du oftast måste ta ställning till dem (det finns undantag).

    2. Svarta fält är alltid valfri information.

    3. Listfält: Det finns förmodligen ett antal listfält i Complete Control. Dessa indikeras av en pil längst till höger när du klickar i Excel-cellen. Klicka på pilen för att visa och välja värden. Själva värdena finns på det sista bladet i denna fil.
      Observera: Det är viktigt att du är exakt här och att inga skrivfel smyger sig in. Därför är det alltid bäst att välja från listan och inte skriva manuellt.

  4. Justera strukturen:

    1. I Excel-filen hittar du ett ark för Avtal, ett för DORA, ett för Betalningsplaner och ett för Schemalagda justeringar. Dessutom finns ett blad som innehåller systemregister (ansvariga anställda, kategorier etc.).

    2. För att länka ett avtal med dess betalningsplaner och schemalagda justeringar måste du mappa deras TEMP-ID:n (några mellanliggande ID:n för denna import):

      Exempel:

      Ditt avtal "Avtal A" har TEMP-ID 32 (du kan välja detta nummer fritt).
      Avtalet har två betalningsplaner: Dessa börjar med avtalets TEMP-ID 32 plus ett löpnummer (1,2,3...): Betalningsplanerna har således TEMP-ID 32.1 och 32.2.
      Därutöver finns en justering på betalningsplan nr. 2. Genom att följa samma logik som för betalningsplaner får justeringen således TEMP-ID 32.2.1.
      Koppla ihop avtal, betalningsplaner och justeringar genom att följa detta schema.

    3. Nya avtal, betalningsplaner och justeringar får inte ha något ID.
      Om de redan finns i Complete Control måste de ha samma ID som där (ID:t ingår i exportfilen, så ändra det inte under dina justeringar).

  5. Observera!
    Kommer du att importera IFRS-avtal? Då måste du göra en ny omvärdering! För att utföra en omvärdering väljer du (på arket för Avtal) "Ja" under Lägg till omvärdering och anger datumet under Datum för omvärdering. Du kan också lägga till en förklarande Kommentar till omvärdering. Omvärderingen görs tillsammans med importen.

Förbered avtal, betalningsplaner och justeringar genom att följa detta schema. När detta är gjort är importfilen helt förberedd.

Observera:
Obligatoriska fält och strukturer måste vara på plats. Se beskrivningen ovan.
Se till att språket i Complete Control är detsamma som i din exportmall.

  1. Gå till Avtal - Import. Importguiden öppnas.

  2. Lägg till den förberedda Excel-fil som du vill importera. Klicka på Nästa.

  3. Filen kommer att utvärderas. Om inga fel hittades, fortsätt med steg 5.

  4. Om du får meddelandet Avtal med valideringsfel har fel upptäckts. De måste korrigeras innan de relaterade avtalen kan importeras: Klicka på Ladda ner för att åtgärda fel. Ett Excel-ark med de avtal som måste korrigeras kommer att laddas ner.

    Observera!     Endast det första felet som hittas per rad i Excel-filen visas i guiden felmeddelandetabell. Men det kan finnas fler fel per rad. Så gör en ordentlig omvärdering av dessa avtal för att säkerställa att de inte misslyckas igen.

  5. Klicka på Importera (för avtal utan fel). Om importen tar lång tid kan du klicka på Kör i bakgrunden och fortsätta arbeta med andra uppgifter.

  6. Du får en bekräftelse efter att importen har genomförts. Klicka på Stäng.

Du kan nu hitta avtalen i avtalslistan. Betalningsplaner och justeringar finns i det aktuella avtalet.