Explorer

Rotkatalogen är en systemkatalog som inte kan redigeras. Den brukar innehålla en mapp för varje företag som är registrerat i databasen tillsammans med alla tillhörande personer, tillgångar och avtal inklusive tillagda filer. Dessutom finns det några ytterligare mappar för lagring av filer: en katalog för privata filer (Mina filer) och en katalog för att dela filer med andra personer i Complete Control (Delade filer).

Observera!
Vilka kataloger du ser beror på dina åtkomsträttigheter och databasstrukturen. Gör inga ändringar i andra kataloger än Mina filer och Delade filer. Och ladda inte upp filer direkt till katalogerna för t.ex. avtal eller personer. Gör detta direkt på korten (under Bilagor).

Genom att klicka på -menyn i en katalog kan du få en komprimerad Nedladdningskatalog med alla filer.

Dessa två kataloger kan användas fritt: Du kan t.ex. ändra namn, flytta mappar, ta bort och skapa mappar samt ladda upp eller flytta filer.

• Delade filer kan användas som ett gemensamt dokument- och fildelningsområde för lagring av dokument som inte nödvändigtvis är kopplade till ett avtal, en tillgång eller en person i lösningen. Mappstrukturen kan t.ex. ställas in så att den återspeglar ett delat område på en server i företaget.

• Mina filer ger alla användare med tillgång till filer ett eget "privat" område. Strukturen och innehållet i den här mappen kommer inte att vara synligt för andra användare eller systemadministratörer.

Mapparna för personer, tillgångar och avtal innehåller också tillhöra de länkade filer. I det här avsnittet hittar du också alla andra filer, t.ex. e-postmeddelanden eller filer som laddats upp manuellt.

• Ladda upp filer: Använd -menyn längst upp i fönstret för att ladda upp en fil till den öppna mappen.

• Skapa avtal: Du kan skapa avtal direkt från PDF-filer: Välj Skapa avtal i -menyn bredvid filen. Detta öppnar avtalskortet tillsammans med PDF-filen. En maskinell läsmaskin kommer att upptäcka relevant information i PDF-filen och komma med förslag på poster för avtalskortet. Den föreslår till exempel titel, typ av avtal, kategori, datum med mera.

• Digital signering: Du kan skapa och övervaka förfrågan om digital signering av PDF-filer. Ikonen bredvid PDF-filen visar den aktuella statusen för varje skapad förfrågan. Om du vill visa ett signerat dokument håller du muspekaren över ikonen och klickar på dokumentets titel. Detta öppnar kortet för Digital signatur med det bifogade dokumentet (med signatur när förfrågan är klar) och all relevant information. Om du vill skapa en ny förfrågan om digital signatur klickar du på -menyn bredvid den här filen och väljer Signera fil.
  Denna funktion är endast tillgänglig via den valfria modulen Digital signering. Läs mer på Digital signering.