Hvordan importere avtaler og betalingsplaner

Du kan masseimportere avtaler og betalingsplaner fra Microsoft Excel.

  1. Først eksporterer du malen . Se steg 1 nedenfor.

  2. Så tilpasser du den eksporterte malen til dine behov. Men husk begrensningene! Se steg 2 .

  3. Etterpå importerer du den tilpassede Excel-filen ved hjelp av en veiviser. Finner systemet feil, vises feilene og du kan korrigere dem. Se steg 3.

  1. Gå til Avtaler.

  2. Tips!
    Hvis du har flere "firma", velg også korrekt database i hovedmenyen.
    Hvis du bare vil eksportere utvalgte oppføringer, gjør et Søk først for å finne frem innholdet du vil hente ut. Eller avhuk avtaler manuelt og klikk på Vis kun valgte.
    Har du flere avtalemaler i basen? Velg avtaler som har samme mal som avtalene du vil importere! Bruk gjerne kolonnen Mal for å få en bedre oversikt over malene (via - Velg kolonner).

  3. Velg Eksporter i høremenyen.

Malen med de valgte avtalene eksporteres med alle felt og påkrevd struktur.

  1. Åpne filen du har eksportert i steg 1 (du finner den i din Download-mappe). Den skal fungere som "mal" for din import og inneholder alle felt og den påkrevde strukturen.

  2. Gi eksportfilen et nytt navn og begynn å tilpasse den.

    Husk!
    Du må ikke endre strukturen (ikke legge til nye kolonner, endre kolonneoverskrift eller fjerne kolonner). Legg bare til nytt innhold i feltene - og så re-importer samme fil.

  3. Tilpass Feltene: 

    1. Røde felt er obligatoriske felt. Dette betyr at du vanligvis må ta stilling til dem (her finnes det unntak).

    2. Svarte felt er alltid frivillig informasjon.

    3. Listefelt: Det finnes en rekke listefelt i din Complete Control. Disse kjennetegnes med en pil ytterst til høyre når du klikker i Excel-cellen. Klikk på pilen for å se og velge verdier. Verdiene finner du også på siste ark i denne filen.
      Husk: Det er viktig at du er presis her og at det ikke sniker seg inn skrivefeil. Derfor er det alltid best å velge fra listen og å ikke skrive inn verdier manuelt.

  4. Tilpass strukturen:

    1. Excel-filen inneholder ett ark for Avtaler,ett for DORA, ett for Betalingsplaner og ett for Planmessige justeringer. I tillegg finnes det ett ark som inneholder systemregistre (ansvarlige ansatte, kategorier mm.).

    2. For å knytte sammen en avtale med sine betalingsplaner og planmessige justeringer, må du mappe deres TEMP ID'er (midlertidige ID'er som brukes i importen): 

      Eksempel:

       Din avtale "Avtale A" har TEMP ID 32 (dette nummeret kan du velge fritt, men nummeret må være unikt i importfilen).
      Avtalen har to betalingsplaner: Disse starter med avtalens TEMP ID 32 pluss løpenummer (1,2,3 ...): Betalingsplanene får dermed TEMP ID 32.1 og 32.2
      I tillegg finnes det én justering på betalingsplan nr. 2. Ved å følge samme logikk som forklart ovenfor, får justeringen dermed TEMP ID 32.2.1

    3. Nye avtaler/betalingsplaner/justeringer skal ikke ha en ID (kolonne A, felt id).
      Avtaler/betalingsplaner/justeringer som allerede finnes i Complete Control, må ha samme ID som der (IDer følger med i eksportfilen).

  5. Husk!
    Skal du importere IFRS-avtaler? Da må du gjennomføre en revurdering: For å gjennomføre en revurdering velger du (på arket Avtaler) "Ja" under Legg til revurdering og skriver inn datoen under Dato for revurdering. Du kan også legge til en forklarende Kommentar for revurdering. Revurderingen gjennomføres sammen med importen.


Forbered avtaler, betalingsplaner og justeringer ved å følge dette skjemaet. Når dette er gjort, er importfilen ferdig.

Husk!
Obligatoriske felt og strukturen må være på plass. Se beskrivelsen ovenfor.
Språket i importfilen må være den samme som i Complete Control.

  1. Gå til Avtaler - Importer. Importveiviseren åpnes.

  2. Legg til Excelfilen som skal importeres. Klikk på Neste.

  3. Filen evalueres nå. Hvis det ikke ble funnet feil, fortsett med steg 5.

  4. Hvis du får meldingen Avtale med valideringsfeil, ble det funnet feil. De må rettes før de relaterte avtalene kan importeres: Klikk på Last ned for å rette feilene. Et Excel-ark med avtalene som må rettes, vil bli lastet ned.

    Husk! Bare den første feilen som ble funnet per rad i Excel-filen, vises i veiviserens feilmeldingstabell. Men det kan være flere feil per rad. Gjør derfor en grundig revurdering av disse avtalene for å sikre at de ikke mislykkes igjen.

  5. Klikk på Import (for avtaler uten feil). Hvis importen tar lang tid, kan du klikke på Kjør i bakgrunnen og fortsette å jobbe med andre oppgaver.

  6. Du vil få en bekreftelse etter vellykket import. Klikk på Lukk.

Du finner nå avtalene i avtalelisten. Betalingsplaner og justeringer finner du på avtalen.