Systemindstillinger for statusser (aftaler)

Ny status: Opretter en ny status. Indtast navnet under Titel og vælg om typen skal være aktiv eller inaktiv.

Rediger: Giver mulighed for at ændre navnet eller typen.

Slet: Markér afkrydsningsfeltet ud for en status, du vil slette, og klik på Slet. Du kan kun slette statusser uden linkede poster i Complete Control.

Denne ekstra funktionalitet er kun tilgængelig for systemadministratorer. Kontakt din faste kontaktperson hos House of Control om denne tilpasning.

Inaktive personer, aktiver eller aftaler kan slettes automatisk fra Complete Control baseret på den status, de har. Brug dette f.eks. til GDPR-formål eller til at slette forældede poster.

Bemærk!
Alle poster vil blive fjernet. Der er ingen mulighed for at gendanne dem.
Alle relaterede oplysninger vil blive slettet. Hvis du f.eks. sletter en person, vil personens navn også blive fjernet fra alle ændringslogfiler.
Vi anbefaler, at du bruger denne funktion med omhu.

Automatisk sletning: Markér Aktiver, hvis du ønsker, at alle poster med denne status skal slettes automatisk fra Complete Control.

Udløses af: Her har du to muligheder:

• Dato ændret til denne status: Vælg, om den dato, hvor denne status blev sat på en post, skal udløse processen for automatisk sletning.

• Fra felt: Vælg, om et bestemt felt skal resultere i automatisk sletning. Vælg derefter det relaterede felt i Vælg felt (f.eks. Pensionsdato for personer).

Udsæt: Her kan du definere, hvornår præcis en post skal slettes.

Eksempel!
Hvis du kombinerer 1 måned med Dato ændret til denne status, slettes posterne en måned efter, at denne status blev indstillet.
Hvis du kombinerer 1 år med Fra felt og Pensionsdato, slettes personer 1 år efter pensionsdatoen.

Modtager: Complete Control sender en meddelelse 3 uger, før en post slettes. I dette felt definerer du, hvem der skal have besked (klokke eller e-mail, hvis indstillet). Dette kan være en specifik bruger eller f.eks. den ansvarlige medarbejder. Klik på Tilføj for at definere flere modtagere. Du kan f.eks. tilføje både den ansvarlige medarbejder (Fra felt) og systemadministratoren for Complete Control (Specifik person).

Bemærk!
Det kan ske, at brugere sætter en status efter de 3 ugers opsigelsesvarsel. Dette kan ske, hvis et bestemt felt udløser meddelelsen, og ikke den dato, hvor status blev sat. Hvis dette er tilfældet, vil modtagerne straks blive underrettet herom.
Her er et eksempel: Lad os sige, at du har en status "Oprydning af pensionering", og at du vil slette alle medarbejdere 6 måneder efter deres pensionering. Pensioneringsdatoen er således udløsende for den automatiske sletning, og forskellen er 1 måned. Hvis en bruger nu sætter status "Oprydning af pensionering" til 5 måneder og 3 uger efter pensioneringsdatoen, er der kun 1 uge tilbage, før brugeren bliver slettet.
I så fald vil meddelelsen blive sendt med det samme.

I dette eksempel skal du oprette en ny status "Slet automatisk". Når personer får denne status, slettes de automatisk seks måneder senere. Den ansvarlige medarbejder og systemadministratoren skal underrettes tre uger før sletning af en post.

Processen er den samme for aktiver og aftaler. Kun, at du indstiller status under Systemindstillinger - Aftaler eller Systemindstillinger - Aktiver.

1. Åbn Systemindstillinger - Personer - Statusser.
   

2. Under Inaktiv skal du oprette en ny status "Slet automatisk" og gemme den.

3. Åbn igen statussen. Under Automatisk sletning Aktiver.

4. Check Dato ændret til denne status.

5. Under Udsæt skal du angive 6 måneder.

6. Under Modtager skal du vælge Fra felt. Og under Fra felt skal du vælge Ansvarlig medarbejder.

7. Klik på Tilføj for at tilføje en ny modtager: Vælg nu Specifik person på listen Modtager og vælg dig selv eller en anden ansvarlig systemadministrator.

8. Gem indstillingerne.

Indstillingerne er gyldige med det samme og kan bruges af alle medarbejdere med ret til at ændre status. 3 uger før sletningen underrettes modtagerne, og posteringen vises i listen over hændelser under klokken i topmenuen.

Modtagerne modtager en meddelelse 3 uger før sletning. Kortere opsigelsesperioder er mulige, hvis brugeren har sat status for sent (f.eks. 3 uger efter pensionering for en person, der skal slettes 4 uger efter pensioneringsdatoen).

Klokke

Under klokkeikonet finder du oplysninger om både planlagte og udførte sletninger.

E-mail

Hvis en modtager ikke tjekker klokken, sender Complete Control en meddelelse pr. e-mail.