Sådan sletter eller deaktiverer du en person

Normalt er hver post i databasen "aktiv". Men du har mulighed for at slette eller deaktivere poster. Hvis du f.eks. sletter en medarbejder fra databasen, sletter du hele posten med dens historik og log.

Derfor kan det være en klog beslutning at beholde posten og sætte den til Inaktiv. Som følge heraf vil posten blive fjernet fra oversigtslisterne, men den er stadig tilgængelig via en aktiv søgning.

Bemærk, at du ikke kan slette data med aktive krydshenvisninger. Hvis du vil slette en medarbejder, der er ansvarlig for en afdeling, skal du først finde en erstatning. CC5 hjælper dig med dette ved at vise en liste over de handlinger, der skal udføres.

Du kan heller ikke slette poster med underposter som f.eks. underafdelinger eller underkategorier. I dette tilfælde skal du først slette underposterne.

Bemærk!
Hvis en person stopper med at arbejde for din virksomhed, er det vigtigt at ændre denne persons status til "Inaktiv" i systemet. Se også Sådan overføres roller og adgange, hvis medarbejdere fratræder.

Tip!
Din systemadministrator kan også definere en status, der sletter en person automatisk efter en bestemt periode, f.eks. 6 måneder efter pensionsdatoen. Dette kan være nyttigt for at opfylde GDPR-kravene. Spørg din systemadministrator, om en sådan status er defineret, og hvad den hedder.
Læs mere om automatisk sletning Personindstillinger for statusser.

  1. Gå til Personer, og åbn den post, du vil deaktivere, i redigeringstilstand.

  2. Under Status skal du vælge gruppen Inaktiv og vælge en status fra denne gruppe.

  3. Gem posten.

Statussen ændres straks.

  1. Gå til Personer, og åbn den post, du vil slette.

  2. CC5 kontrollerer nu, om der er aktive krydshenvisninger og relationer, der forhindrer sletning af posten. Du kan nu ændre krydsreferencerne direkte på denne skærm.

  3. Når alt er i orden, får du besked om, at du kan slette posten. Vælg Slet.

Posten slettes.