Sådan importerer du aftaler og betalingsplaner

Du kan masseimportere aftaler og betalingsplaner fra Microsoft Excel.

  1. Først skal du eksportere skabelonen via Aftaler - Eksport. Læs Trin 1: Eksporter skabelonen.

  2. Tilpas derefter den eksporterede skabelon til dine behov. Men vær opmærksom på begrænsningerne! Læs Trin 2: Tilpas skabelonen til dine behov.

  3. Til sidst skal du importere importfilen ved hjælp af en guide. Hvis systemet finder fejl, vises fejlene, og du kan rette dem. Læs Sådan importerer du.

Tip!
Se videoen for at få en demonstration af processen. Bemærk, at du nu starter importguiden med det samme ved at klikke på Aftaler - Import (i videoen står der noget andet).

  1. Start med at eksportere nogle aftaler fra Complete Control (via Aftaler- Eksport).

  2. Tip!
    Hvis du har flere "firmaer", skal du også vælge den korrekte database i hovedmenuen.
    Hvis du kun vil eksportere udvalgte posteringer, skal du først foretage en søgning for at finde det indhold, du vil hente. Eller vælg aftaler manuelt ved at markere deres afkrydsningsfelt og derefter klikke på Vis kun valgte.
    Har du flere aftale-skabeloner i databasen? Vælg aftaler for eksport, der har samme skabelon som de aftaler, du vil importere. Tilføj kolonnen Skabelon for at få et bedre overblik (fra - Juster kolonner).

  3. Vælg Eksport i menuen til venstre.

Skabelonen med de valgte aftaler eksporteres med alle felter og den krævede struktur.

  1. Åbn den eksporterede fil fra trin 1 (du finder den i din download-mappe). Du skal bruge denne fil som en »skabelon«: Den indeholder alle felter og den nødvendige struktur.

  2. Giv den et nyt navn, og begynd med justeringerne.

    Bemærk!
    Du må ikke ændre strukturen (ikke tilføje nye kolonner, ændre kolonneoverskrifter eller fjerne kolonner). Du skal bare tilføje nyt indhold til felterne - og så importere den samme fil igen.

  3. Juster felterne:

    1. Røde felter er obligatoriske felter. Det betyder, at du normalt skal tage stilling til dem (der er undtagelser).

    2. Sorte felter er altid valgfri information.

    3. Listefelter: Der er sandsynligvis en række listefelter i Complete Control. De er markeret med en pil yderst til højre, når du klikker i Excel-cellen. Klik på pilen for at se og vælge værdier. Selve værdierne finder du på det sidste ark i denne fil.
      Bemærk: Det er vigtigt, at du er præcis her, og at der ikke sniger sig tastefejl ind. Derfor er det altid bedst at vælge fra listen og ikke skrive manuelt.

  4. Juster strukturen:

    1. I Excel-filen finder du et ark til aftaler, et til DORA, et til betalingsplaner og et til planlagte justeringer. Derudover er der et ark med systemregistrene (ansvarlige medarbejdere, kategorier osv.).

    2. For at linke en aftale med dens betalingsplaner og planlagte justeringer skal du kortlægge deres TEMP-id'er (nogle mellemliggende id'er til denne import):

      Et eksempel:

      Din aftale »Kontrakt A« har TEMP ID 32 (du kan vælge dette nummer frit).
      Aftalen har to betalingsplaner: Disse starter med aftalens TEMP ID 32 plus et løbenummer (1,2,3...): Betalingsplanerne har således TEMP ID 32.1 og 32.2.
      Derudover er der en justering på betalingsplan nr. 2. Ved at følge samme logik som for betalingsplaner får justeringen således TEMP-ID 32.2.1.
      Forbind aftaler, betalingsplaner og justeringer ved at følge denne ordning.

    3. Nye aftaler, betalingsplaner og justeringer skal ikke have et ID.
      Hvis de allerede er i Complete Control, skal de have det samme ID som der (ID'et er inkluderet i eksportfilen, så du må ikke ændre det under dine justeringer).

  5. Bemærk!
    Skal du importere IFRS-aftaler? Så skal du foretage en revurdering! For at udføre en revurdering skal du (på arket Aftaler) vælge »Ja« under Tilføj revurdering og indtaste datoen under Dato for revurdering. Du kan også tilføje en forklarende Kommentar til revurdering. Revurderingen udføres sammen med importen.

Forbered aftaler, betalingsplaner og justeringer ved at følge dette skema. Når dette er gjort, er importfilen fuldt forberedt.

Bemærk:
Obligatoriske felter og strukturer skal være på plads. Se beskrivelsen ovenfor.
Sørg for, at sproget i Complete Control er det samme som det på din eksportskabelon.

  1. Gå til Aftaler - Import. Importguiden åbnes.

  2. Tilføj den forberedte Excel-fil, du vil importere. Klik på Næste.

  3. Filen vil blive evalueret. Hvis der ikke blev fundet nogen fejl, fortsæt med trin 5.

  4. Hvis du får meddelelsen Aftale med valideringsfejl, er der fundet fejl. De skal rettes, før de relaterede aftaler kan importeres: Klik på Download for at rette fejlene. Et Excel-ark med de aftaler, der skal rettes, vil blive downloadet
    .
    Bemærk!     Kun den første fejl , der findes pr. række i Excel-filen, vises i fejlmeddelelsestabel. Men der kan være flere fejl pr. række. Så vær venlig at foretage en grundig revurdering af disse aftaler for at sikre, at de ikke mislykkes igen.

  5. Klik på Importer (for aftaler uden fejl). Hvis importen tager lang tid, kan du klikke på Kør i baggrunden og fortsætte med andre opgaver.

  6. Du vil modtage en bekræftelse efter den vellykkede import. Klik på Luk.

Du kan nu finde aftalerne i aftalelisten. Betalingsplaner og justeringer kan findes på aftalen.