Udforsker

Rodmappen er en systemmappe, som ikke kan redigeres. Den indeholder normalt en mappe for hver af de virksomheder, der er registreret i databasen med alle relaterede personer, aktiver og aftale inklusive tilføjede filer. Derudover er der nogle ekstra mapper til opbevaring af filer: en mappe til private filer (Mine filer) og en mappe til deling af filer med andre personer i Complete Control (Delte filer).

Bemærk!
De mapper, du ser, afhænger af dine adgangsrettigheder og databasestrukturen. Du må ikke foretage ændringer i andre mapper end Mine filer og Delte filer. Og du må ikke uploade filer direkte til mapperne for f.eks. aftaler eller personer. Gør det direkte på kortene (under Vedhæftede filer).

Hvis du klikker på -menuen i en mappe, får du en zippet downloadmappe med alle filer.

Disse to mapper kan bruges frit: Du kan f.eks. ændre navne, flytte mapper, slette og oprette mapper og uploade eller flytte filer.

• Delte filer kan bruges som et fælles dokument- og fildelingsområde til opbevaring af dokumenter, der ikke nødvendigvis er knyttet til en aftale, et aktiv eller en person i løsningen. Mappestrukturen kan f.eks. sættes op til at afspejle et delt område på en server i virksomheden.

• Mine filer giver også alle brugere med adgang til filer deres eget »private« område. Strukturen og indholdet af denne mappe vil ikke være synlig for andre brugere eller systemadministratorer.

Mapper for personer, aktiver og aftaler indeholder også de dertil knyttede filer. I dette afsnit finder du også alle andre filer som f.eks. e-mails eller manuelt uploadede filer.

• Upload filer: Brug -menuen i toppen af vinduet til at uploade en fil til den åbne mappe.

• Opret aftale: Du kan oprette aftaler direkte fra PDF-filer: Vælg Opret aftale i -menuen ved siden af filen. Det åbner Aftalekortet sammen med PDF-filen. En maskinlæser registrerer relevante oplysninger i PDF-filen og kommer med forslag til indtastninger på aftalekortet. Den vil f.eks. foreslå titlen, aftaletypen, kategorien, datoer og meget mere.

• Digital signering: Du kan oprette og overvåge anmodninger om digital signering af PDF-filer. Ikonet ved siden af PDF-filen viser den aktuelle status for hver oprettet anmodning. Hvis du vil se et underskrevet dokument, skal du holde markøren hen over ikonet og klikke på dokumentets titel. Dette åbner kortet for digital signatur med det vedhæftede dokument (med underskrift, når anmodningen er udført) og alle relevante oplysninger. Hvis du vil oprette en ny anmodning om digital signering, skal du klikke på -menuen ved siden af denne fil og vælge Signer fil.
  Denne funktion er kun tilgængelig via det ekstra modul Digital signering. Læs mere under Digital signering.